مدیریت از مباحث مهم و اساسی هر سازمانی است: چطور برای انجام امور برنامهریزی کنیم، یک سازماندهی کارا و اثربخش برای شرکت خود داشته باشیم، کارکنان را رهبری کنیم و به آنها انگیزه بدهیم و برای کسب اطمینان از پیشرفت برنامهها و میزان دستیابی به اهداف، سیستم کنترل ایجاد کنیم؟ مدیریت خوب، پایه و اساس شروع کسبوکار، رشد و حفاظت از آن برای دستیابی به موفقیت مورد انتظار است. این مقاله را بخوانید تا ببینید که تعریف مدیریت چیست.
به این دو اشتباه فکر کنید:
اشتباه اول: مدیر ارشد بانک، مدیر بازاریابی خود را به خاطر اشتباهی که در آن مقصر نبوده، در مقابل سایرین با عصبانیت به باد انتقاد میگیرد. اشتباه دوم: شرکت Guidant (تولیدکنندهی الکتروشوک قلب) با تأخیری سه ساله و بعد از خرابی ۴۵ دستگاه، مرگ ۲ بیمار، و به کار گذاشتن ۷۷٪ از دستگاهها در بدن بیماران برای جمعآوری ۵۰،۰۰۰ دستگاه الکتروشوک معیوب اقدام کرد.
این دو حاصل مدیران بد و مدیریت بدتر از آن بود. آیا جای تعجب است که شرکتها به مشاوران مدیریتی سالانه نزدیک به ۱۵۰ میلیارد دلار برای گرفتن مشاوره در خصوص اصول اولیهی مدیریت میپردازند، اصولی مثل نحوهی رهبری اثربخش کارکنان، سازماندهی کارآمد شرکت یا مدیریت فرآیندها و پروژههای عظیم؟ این مقاله به شما کمک خواهد کرد تا با برخی از اصول بنیادی، که این مشاوران مدیریت در امور شرکتها بهکار میگیرند آشنا شوید.
توضیح پت کریگان دربارهی مسئولیتهای مدیریتی نشان میدهد که مدیران باید به کارایی و اثربخشی در فرآیندها توجه داشته باشند. کارایی یعنی انجام کارها با حداقل تلاش، هزینه یا اتلاف. برای مثال، شرکت یونایتد پارسل سرویس (United Parcel Service)، یک شرکت پستی در آمریکا، که سالیانه ۳.۵ میلیارد مرسوله را به مقصد میرساند، با استفاده از یک سیستم برنامهریزی بارگیری و مسیریابی کاملا کامپیوتری توانسته است، سالانه به میزان حدودا ۵۳ میلیون لیتر در مصرف سوخت صرفهجویی کند. این سیستم به کامیونهای بارگیری محلی، مکانی را که باید مرسولهها را به کامیونهای تحویل برسانند نشان میدهد (برای به حداکثر رساندن تعداد مرسولههای هر کامیون)، تعداد مرسولهها و توقفهای رانندگان و مسیر حرکت آنها را از پیش تعیین میکند (برای به حداقل رساندن زمان، فاصله و هزینهی سوخت) و محل دقیق مرسوله در کامیون را به راننده اطلاع میدهد (برای به حداقل رساندن زمان جستوجو در هر توقف).
کارایی به خودی خود برای تضمین موفقیت کافی نیست. باید مدیران در جهت رسیدن به اثربخشی نیز تلاش کنند. اثربخشی یعنی به انجام رساندن وظایف در جهت برآوردن اهداف سازمانی، مثل رضایتمندی مشتری و خدمات به مشتریان.
از نظر فایول، مدیران برای موفقیت ۵ وظیفهی مدیریتی را بر عهده دارند: برنامهریزی، سازماندهی، هماهنگسازی، فرماندهی و کنترل. البته امروزه بسیاری از کتابهای مدیریتی هماهنگسازی را حذف کردهاند و به جای فرماندهی از لغت رهبری استفاده میکنند. در نتیجه، امروزه وظایف مدیریتی فایول عبارتند از برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل. مطالعات نشان دادهاند مدیرانی که این وظایف مدیریتی را به خوبی انجام میدهند، مدیران بهتری هستند. مثلا، هر چه یک مدیرعامل زمان بیشتری را صرف برنامهریزی کند، شرکت او سودآورتر خواهد بود. شرکت AT&T در طی یک دورهی ۲۵ ساله متوجه شد کارکنانی که مهارتهای برنامهریزی و تصمیمگیری بهتری دارند با احتمال بیشتری میتوانند به مشاغل مدیریتی ترفیع پیدا کنند و حتی به ردههای بالای مدیریتی برسند.
دلیل این موضوع روشن است. مدیران وقتی برنامهریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل خوبی بر شرکت داشته باشند، بهتر میتوانند به شرکت خود خدمت کنند. حال بیایید نگاه عمیقتری به این وظایف مدیریتی بیندازیم.
مثلا پاسخ سؤال «کسبوکار ما چیست؟» در برنامهریزی استراتژیک نهفته است. اگر شما بتوانید به این سؤال در ۲ جمله یا کمتر پاسخ دهید، آنگاه میتوان گفت که برنامهریزی بسیار شفافی برای کسبوکار خود دارید.
رکس تیلرسون (Rex Tillerson)، مدیرعامل شرکت اِکسان (Exxon) دقیقا میداند که شرکت در چه کسبوکاری حضور دارد و مهمتر از آن در چه کسبوکاری فعالیت نمیکند. گوگل هم به همین ترتیب. اگرچه شرکت گوگل درآمد خود را از طریق تبلیغات اینترنتیِ جستوجو محور کسب میکند، اما به جای اینکه بگوید در حوزهی تبلیغات فعالیت دارد، کسبوکار خود را «سازماندهی اطلاعات جهان» بیان میکند. با اینکه گوگل با صرف هزینهی ۱.۶۵ میلیارد دلاری شرکت یوتیوب (YouTube) را خریداری کرد، اما با وجود یوتیوب هم به کاربران در دستیابی و سازماندهی محتوای ویدئویی یاری میرساند.
مالکاهی که هر روز به دو تا سه شهر برای گفتوگو با مدیران و کارمندان زیراکس سفر میکرد از آنها میخواست حتی به اندازهی یک دلار هم که شده به فکر صرفهجویی باشند و یادآوری میکرد که تنها چند روز برای فروش در این سه ماهه باقی مانده است. مالکاهی میگوید «چیزی که من در زیراکس به آن توجه فراوانی دارم، حفظ روحیه و انگیزه در شرکت است. به نظر من حفظ روحیه مهمترین عاملی است که ما را برای رسیدن به نتیجه توانمند میسازد. افراد باید احساس کنند که مشارکت آنها اهمیت دارد. من بخش اعظمی از زمان خود را با مشتریان و کارکنان گذراندم و برای ما به عنوان رهبران شرکت هیچ چیزی بیشتر از برقراری ارتباط با این دو بخش تعیینکننده، اهمیت نداشت.»
امروز در نتیجهی رهبری مالکاهی و تلاش و کوشش کارکنان زیراکس، این شرکت توانست مجددا روی پای خود بایستد و سودآوری و ثبات مالی گذشته را کسب کند.
خطوط هوایی کانتیننتال (Continental Airlines) به منظور کاهش هزینهها (استاندارد) برای بازگرداندن سودآوری خود (هدف)، تصمیم گرفت که به جای دادن کل قوطی نوشیدنی به مسافران، فنجانهای کوچک نوشیدنی به آنها بدهد (اقدام اصلاحی). سخنگوی شرکت، از این اقدام دفاع میکند و میگوید «مهمانداران به ما گفتهاند که کیسههای زباله بعد از هر پرواز پُر از زبالههای نوشیدنیها میشود و ما مجبور میشویم نصف نوشیدنیها را دور بریزیم.» اگرچه شرکت کانتیننتال هنوز به مشتریانی که یک قوطی کامل درخواست میکنند نه نمیگوید، اما همین تصمیم باعث صرفهجویی سالیانه ۱۰۰ هزار دلاری شرکت شده است.
برگرفته از: Thomson Souhwestern
کسی که مدیریت یک اداره ، مجموعه و یا مدرسه را به عهده دارد باید تمامی صفات ممتاز و نکات مثبت را نسبت به سایر افراد داشته باشد. در همه ی تمدن های بشری در طول زمان های مختلف این یک اصل پذیرفته شده است که مردم یک مدیر سالم، درستکار، راستگوی و پای بند به قانون را می پسندند. در دنیای امروز ، مدیریت یک علم رو به رشد به شمار می رود که نیاز به یاد گیری می باشد. برای تشخیص چنین فردی چه چیزی مورد نیاز است و چطور می توان این فرد را از دیگران تشخیص داد؟
امروز از وب سایت فراتکنو در خدمت شما هستیم تا ۵ ویژگی مهم را برای یک مدیر موفق در بهبود مجموعه می تواند موثر باشد را با هم بررسی کنیم.
یکی از مهارت هایی که مورد نیاز یک مدیر موفق می باشد این است که توانایی برقراری نظم در مجموعه را داشته باشد.یک مدیر لایق باید بتواند با توجه به جو عمومی مجموعه و بدون آن که تشنجی به وجود بیاید ورود و خروج پرسنل را کنترل کند. برای سرعت عمل در کار می توان از ابزار های مختلف نیز بهره گرفت به عنوان مثال با یک دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی ارزان هم می توان ورود و خروج را به طور دقیق بررسی کرد و هم این که می توان از زمان به طور مفید تری استفاده کرد.
مدیران در عین حال باید به کارمندانشان فرصت دهند که در یک فضای سالم و مؤدبانه ، نقدهای خود را مطرح کنند.کسی که مدیریت یک مجموعه را بر عهده می گیرد ، باید بداند که در هر مجموعه ای از یک کلاس درس تا اداره ی یک کشور همواره درباره اش انتقاد وجود خواهد داشت. کسی که تحمل انتقادات افراد مختلف را ندارد ، اساساً نباید وارد فاز مدیریتی شود و اگر کسی بخواد تمام انرژی اش را صرف مقابله با افراد کند مسلما از وظایف اصلی اش باز می ماند.
یک مدیر خوب باید مانند یک ناخدا دائما تمام کشتی و مسیر را زیر نظر داشته باشد که آیا کشتی تحت مدیریت او در مسیری که تعیین شده پیش می رود یا خیر؟ این که ارزیابی دوره ای در چه بازه زمانی (روزانه ، هفته ای ، ماهانه ) انجام گیرد ، بستگی به نوع کارتان دارد ولی آنچه مسلم است این که مدیریت بدون ارزیابی دوره ای ، راندن در تاریکی است. گاهی با یک ارزیابی متوجه می شویم که مسیر اشتباه است و یا با یک اصلاح کوچک سود دهی کشور بسیار بالاتر می رود.
یکی از مواردی که باید قابل توجه باشد صداقت با کارمندان و راستگویی می باشد. زیردستان اغلب از مدیرانی را می پسندند که صادق و قابل اطمینان باشد. پذیرا بودن و خلوص از مهم ترین مواردی است که اغلب زیردستان از آن تقدیر می کنند و دوست دارند که مدیر آنان دارای این دو ویژگی باشد. راستی و صداقت مدیر باعث گسترش روابط زیردستان با وی و برخورد صمیمی و در نتیجه مدیریت اثربخش می شود.
احتیاط کنید که پرسنل را از اشتباه کردن نترسانید. در این صورت کارمندان به مرور زمان تمایلی به تصمیم گیری شخصی ندارند چون ممکن است اشتباه کنند و دائما خود را با شما چک می کنند.در ظاهر شاید این از نظر شما خوب باشد ولی با این کار هیچ جای پیشرفتی برای آن ها باقی نمانده و کلی از زمان خود را باید صرف رسیدگی به ریز کارهای پرسنل کنید..به آنها اعتماد کنید و حاشیه خطایی برایشان در نظر بگیرید.
نتیجه گیری
در کنار موارد بالا به این نکته دقت کنید که از ابزار ها برای مدیریت مجموعه خود استفاده کنید. به عنوان مثال برای برقراری نظم می توان از دستگاه حضور غیاب استفاده کرد شما با کمی هزینه با خرید یک دستگاه حضور و غیاب ارزان می توانید از شر کاغذ های حضور و غیاب و محاسبات آن خلاص شوید یا برای نظم دادن به کار ها از یک مشاور برنامه ریز خبره استفاده کنید تا با نگاهی کلی به مجموعه شما بهترین راهکار ارائه شود و برای فروش موثر تر از یک کارشناس فروش قوی تر استفاده کرد زیرا بخش سوددهی را همین بخش فروش برای ما انجام می دهد.
امیدوارم این مطلب نیز برای شما مفید واقع شود و با بکار گیری این موارد به پیشرفت روز افزون مجموعه و شرکت خود کمک کنید.